Política de uso de IA generativa en la empresa: qué debe decir, en una página, y una plantilla para empezar
En casi todas las empresas ya se usa ChatGPT o Copilot; la pregunta es si se usa con reglas. Una política de uso de IA generativa no es un documento jurídico de veinte páginas: es una hoja que cualquier colaborador entiende en dos minutos y que dirección o jurídico pueden aprobar en una reunión. Esta guía explica qué debe decir y termina con una plantilla.
En este artículo
- Para qué sirve una política de uso de IA
- Las siete secciones que no pueden faltar
- 1. Herramientas autorizadas
- 2. Datos que nunca se comparten
- 3. Datos que sí se pueden usar
- 4. Verificación obligatoria
- 5. Transparencia
- 6. Propiedad intelectual y confidencialidad de terceros
- 7. Responsables y revisión
- Plantilla de una página
- Cómo implantarla
- ¿Quieres llevar esto a tu equipo?
Para qué sirve una política de uso de IA
Para tres cosas: evitar fugas de información (el riesgo más real y más frecuente), evitar que se envíe algo que la IA inventó y proteger a la empresa y al colaborador cuando algo sale mal. Sin política, cada persona decide sola, normalmente con una cuenta personal gratuita y pegando lo que haga falta. Con política, el uso se vuelve abierto, consistente y auditable.
Las siete secciones que no pueden faltar
1. Herramientas autorizadas
Cuáles sí (por ejemplo, Microsoft 365 Copilot con la cuenta de la empresa; ChatGPT en el plan de equipo) y cuáles no (cuentas personales gratuitas para asuntos de trabajo). Si la empresa aún no decidió, la comparativa Copilot vs ChatGPT ayuda.
2. Datos que nunca se comparten
La lista concreta: datos personales de clientes y colaboradores, información financiera no publicada, contratos, código fuente, contraseñas, datos de salud, información de terceros bajo confidencialidad. Si hay duda, se anonimiza o no se comparte.
3. Datos que sí se pueden usar
Información pública, plantillas internas sin datos sensibles, textos propios para corregir o resumir, datos agregados o anonimizados. Decirlo explícitamente evita que la gente deje de usar la herramienta por miedo.
4. Verificación obligatoria
Todo lo generado se revisa antes de usarse: cifras, nombres, citas, referencias legales y traducciones. La IA puede inventar con total seguridad; la responsabilidad de lo que se envía es de la persona, no de la herramienta.
5. Transparencia
Cuándo se declara el uso de IA: en documentos para clientes, en informes para dirección, en contenido publicado. Una línea («borrador asistido con IA, revisado por…») suele bastar.
6. Propiedad intelectual y confidencialidad de terceros
No se introducen textos, imágenes o código de terceros protegidos sin derecho a hacerlo, y lo que la IA genera se revisa para no reproducir contenido ajeno.
7. Responsables y revisión
Quién resuelve dudas (sistemas, jurídico, un responsable de IA), cómo se reportan incidentes y cada cuánto se revisa la política. Seis meses es un plazo razonable mientras las herramientas cambian tan rápido.
Plantilla de una página
| Sección | Texto base (adaptar) |
|---|---|
| Alcance | Aplica a todo el personal que use herramientas de IA generativa para tareas de trabajo. |
| Herramientas autorizadas | Copilot con cuenta institucional; ChatGPT plan de equipo con datos excluidos del entrenamiento. |
| Nunca compartir | Datos personales, financieros no públicos, contratos, código, contraseñas, datos de salud, información de terceros. |
| Sí se puede | Información pública, textos propios sin datos sensibles, datos anonimizados o agregados. |
| Verificación | Toda salida se revisa antes de usarse; la persona es responsable de lo que envía. |
| Transparencia | Declarar el uso en documentos para clientes, dirección y publicaciones. |
| Responsable y revisión | Dudas e incidentes: [área]. Revisión cada seis meses. |
Cómo implantarla
Una política que nadie leyó no existe. Lo que funciona es presentarla en el mismo curso donde el equipo aprende a usar la herramienta: así cada regla se conecta con un caso práctico («esto sí se pega, esto se anonimiza primero») y la gente la recuerda. En el curso de IA generativa y Copilot para la oficina cada grupo sale con su política de una página adaptada y lista para aprobar; para la parte de contraseñas y fugas, lo reforzamos con el curso de ciberseguridad para colaboradores.
¿Quieres llevar esto a tu equipo?
Cada grupo sale del curso con su política de uso de IA de una página, adaptada a sus herramientas y lista para que la apruebe dirección o jurídico. Escríbenos por WhatsApp, llena el formulario de contacto o abre el chat en vivo de este sitio: te enviamos una propuesta con tres opciones de alcance y precio cerrado en menos de 24 horas hábiles, con constancia DC-3 y Geedle Bot incluidos. El programa completo está en el curso de IA generativa y Copilot para la oficina y el catálogo en cursos de capacitación para empresas.
